Io Tours — εκδρομές και διαχείριση γραφείου

Το io tours λειτουργεί στα Χανιά από το 1989, με 40 ιδιόκτητα πούλμαν, 50 οδηγούς και καθημερινές εκδρομές σε όλη την Κρήτη. Κάθε μέρα μεταφέρει εκατοντάδες επισκέπτες από και προς το αεροδρόμιο για λογαριασμό tour operators, ενώ οι εκδρομές της πουλιούνται μέσα από ξενοδοχεία, πράκτορες και πωλητές. Χτίσαμε ένα σύστημα που καλύπτει και τα δύο, φτιαγμένο ειδικά για τον τρόπο που δουλεύει η εταιρεία.

Μεταφορές αεροδρομίου χωρίς πληκτρολόγηση. Οι λίστες αφίξεων και αναχωρήσεων των tour operators έρχονται σε PDF ή Excel και περνούν στο σύστημα αυτόματα: πούλμαν, πτήση, ξενοδοχείο, άτομα και ώρα παραλαβής για κάθε στάση. Αφίξεις, αναχωρήσεις και απλές μεταφορές εμφανίζονται σε μία λίστα με φίλτρα. Κάθε δρομολόγιο παίρνει όχημα, οδηγό ή συνεργάτη, και οι πτήσεις παρακολουθούνται ζωντανά, οπότε μια καθυστέρηση φαίνεται αμέσως. Οι ψηφιακές διατακτικές ανεβαίνουν στην κρατική πλατφόρμα μαζικά, με ένα κουμπί, και το σύστημα δείχνει ποιες πέρασαν και ποιες απέτυχαν και γιατί.

Τίποτα δεν χάθηκε. Για τις εκδρομές, η εταιρεία δούλευε μέχρι πρόσφατα με ένα εξωτερικό cloud πρόγραμμα. Το αντικαταστήσαμε και όλο το ιστορικό πέρασε στο νέο σύστημα: πάνω από 10.000 κρατήσεις, σχεδόν 400 tour operators, 390 πωλητές, 1.300 ξενοδοχεία και 480 σημεία παραλαβής. Πριν από την αλλαγή ελέγξαμε τους αριθμούς έναν-έναν. Οι κρατήσεις, οι ακυρώσεις και τα ποσά συμφωνούν απόλυτα με το παλιό σύστημα.

Οι συνεργάτες στο κέντρο. Κάθε tour operator έχει τον δικό του τιμοκατάλογο ανά περιοχή και περίοδο, οπότε η σωστή τιμή εμφανίζεται τη στιγμή της κράτησης. Οι πωλητές έχουν όριο έκπτωσης, που το σύστημα ελέγχει πριν από την αποθήκευση. Οι προμήθειες καταγράφονται σε κάθε κράτηση, έτοιμες για την εκκαθάριση.

Από την κράτηση στο λεωφορείο. Κάθε ξενοδοχείο συνδέεται με το κοντινότερο σημείο παραλαβής. Για κάθε εκδρομή υπάρχει ημερολόγιο με πληρότητα και ελεύθερες θέσεις ανά ημέρα. Η λίστα παραλαβής του οδηγού τυπώνεται ανά εκδρομή και σημείο. Ο πελάτης παίρνει voucher με QR, τυπωμένο ή σε σύνδεσμο.

Site σε τρεις γλώσσες με online κράτηση. Το νέο site είναι σε αγγλικά, γερμανικά και ελληνικά. Ο επισκέπτης βρίσκει εκδρομή ανά κατηγορία, ημέρα ή τιμή, βλέπει μόνο τις ημέρες που πραγματοποιείται και κλείνει με παραλαβή από το ξενοδοχείο του. Πληρώνει online ή στο λεωφορείο. Η κράτηση μπαίνει κατευθείαν στο σύστημα, ενώ όσες δεν πληρώθηκαν αποδεσμεύονται αυτόματα. Κάθε σελίδα είναι βελτιστοποιημένη για τις μηχανές αναζήτησης.

Όλη η επιχείρηση σε ένα σημείο. Μέσα στο ίδιο σύστημα βρίσκονται οι εκδρομές Ελλήνων, η καρτέλα πελάτη με έγγραφα και πληρωμές, και ένα dashboard με τα στατιστικά της ημέρας. Κάθε αλλαγή καταγράφεται: ποιος την έκανε, πότε και τι ακριβώς άλλαξε.

Το αποτέλεσμα: μία ομάδα, ένα σύστημα. Το γραφείο, οι πωλητές, οι οδηγοί και ο πελάτης στο site δουλεύουν πάνω στα ίδια δεδομένα, χωρίς διπλοκαταχωρήσεις.