Άλφα ecoεφαρμογές — ραντεβού, CRM και κοστολόγηση

Η Άλφα ecoεφαρμογές κάνει απεντομώσεις, μυοκτονίες και φροντίδα κήπων σε σπίτια και επιχειρήσεις. Η δουλειά της έχει πολλά κινούμενα κομμάτια: συνεργεία που γυρίζουν όλη μέρα, πελάτες με συμβόλαια που θέλουν εφαρμογή κάθε μήνα, φάρμακα και υλικά σε κάθε επίσκεψη, και χιλιόμετρα που μετράνε. Φτιάξαμε ένα online σύστημα που τα κρατά όλα σε τάξη και απαντά στην πιο σημαντική ερώτηση: πόσα κερδίζουμε πραγματικά από κάθε δουλειά.

Ημερολόγιο και πρόγραμμα ημέρας. Όλα τα ραντεβού φαίνονται σε μηνιαίο ημερολόγιο. Κάθε εργασία έχει πελάτη, ώρα, συνεργείο και είδος (απεντόμωση ή κήπος), και μπορεί να σημειωθεί ως υπενθύμιση. Το πρόγραμμα της ημέρας τυπώνεται για το συνεργείο με ώρες, πελάτες, οδηγίες εφαρμογής, ποσό χρέωσης και πεδίο «εξοφλήθη», ώστε να επιστρέφει συμπληρωμένο στο γραφείο.

Συμβόλαια που τρέχουν μόνα τους. Για τους πελάτες με συμβόλαιο, μια εργασία ορίζεται μία φορά και επαναλαμβάνεται κάθε μήνα ή κάθε όσες ημέρες χρειάζεται, για όσες επισκέψεις προβλέπει το συμβόλαιο. Καμία περιοδική εφαρμογή δεν ξεχνιέται.

Κοστολόγηση σε κάθε εργασία. Το σύστημα υπολογίζει το πραγματικό κόστος κάθε επίσκεψης: εργατοώρες, χιλιόμετρα από την έδρα (που έρχονται αυτόματα από την καρτέλα του πελάτη), τα φάρμακα και τα υλικά που χρησιμοποιήθηκαν με τις ποσότητές τους, και ένα μερισμένο γενικό κόστος ανά ώρα. Με βάση αυτά προτείνει τιμή. Η χρέωση χωρίζεται σε παροχή υπηρεσιών και πώληση αγαθών, η καθεμία με τον δικό της ΦΠΑ, μαζί με παρακράτηση, τιμολόγιο, τρόπο πληρωμής και προμήθειες τράπεζας.

Πελάτες με όλο το ιστορικό τους. Η καρτέλα πελάτη έχει τα φορολογικά στοιχεία, τα στοιχεία τιμολόγησης, το συμβόλαιο, την απόσταση από την έδρα και το υπόλοιπο. Οι σημειώσεις για το συνεργείο είναι ξεχωριστές από τις σημειώσεις του γραφείου. Με ένα κλικ κλείνεις νέο ραντεβού ή βλέπεις όλες τις εργασίες του πελάτη. Η λίστα φιλτράρεται για να βρεις αμέσως ποιοι χρωστάνε ή ποιοι έχουν συμβόλαιο.

Υλικά, συνεργεία και έξοδα. Τα φάρμακα και τα υλικά έχουν κατηγορία, μονάδα μέτρησης, κόστος και προμηθευτή. Τα έξοδα της εταιρείας καταγράφονται ανά κατηγορία και κλάδο (απεντομώσεις, κήποι, γενικά), με καθαρό ποσό, ΦΠΑ και τρόπο πληρωμής. Τα προσωπικά έξοδα μένουν ξεχωριστά.

Reports που δείχνουν το κέρδος. Το μηνιαίο report δείχνει για κάθε πελάτη τον λογαριασμό, την προκαταβολή, τα έξοδα, το υπόλοιπο και το κέρδος. Υπάρχει report εργασιών με τα φάρμακα που χρησιμοποιήθηκαν και καρτέλα κίνησης ανά πελάτη. Όλα βγαίνουν σε Excel.

Το αποτέλεσμα: η εταιρεία ξέρει τι δουλειά έχει κάθε μέρα, τι κοστίζει κάθε επίσκεψη και ποιος πελάτης αφήνει πραγματικά κέρδος.